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策劃是一項活動成功的關鍵

2012/12/5 21:59:03 |  4317次閱讀 |  來源:網友轉載   【已有0條評論】發表評論

策劃是一項活動成功的關鍵。以下是應考慮的主要具有創新意識的活動舉辦因素:

正如哥爾德布萊特(1997年)指出的,主題應完美地吸引人們各種感官和感覺——觸覺、嗅覺、味覺、視覺和聽覺。如果活動的項目的目標是要感染觀眾,就應首先影響吸引觀眾的所有感官感覺,從而達到目的。在此一再強調的是在初訂計劃時應圍繞觀眾的需求。例如,如何根據觀眾愛好而選播音樂。

1、主題

眾所周知,對音樂的欣賞和音量的要求是因人而異截然不同的。布局原本具有體現創新意識的布局卻很少受到關注。不妨設想一下,如果你參加的活動使你絲毫感覺不到社交的舒適感,你的心情如何?這些不快的感覺通常源于過大的空曠場地,光線太強或與他人接觸的機會受到局限,最糟的境遇是就坐在一張又長又寬的桌邊,以致不可能與對面的人交流,而你兩旁的人都不屬于你圈內的知己。更可怕的是場地燈火通明,甚至是一個小型雞尾酒會被安置在一個大廳的中央,而人們卻又不能隨意交流??傊?,與會的人員需要一個舒適的環境,從而建立起一個積極的氛圍。

2、裝飾

布藝、表演物、舞臺道具、幕布和臺桌的擺設都可采用租賃和方式得到,在確定活動主題之前值得深思熟慮,因為采用租賃的方式可大大節約成本。鮮花應從有大型活動項目經驗的花商處預訂。澳大利亞本地的植物有的高達2米,能起著驚人的效果。在許多大宴會廳,鮮花擺設都高于桌子,置于高高的花架上面,這樣客人能更輕松地交談。如果應用得當,使鮮花成為室內的主要裝飾,則能起到極其強烈的效果。

3、供應商

與各種商品供應商建立良好的關系能確保高品質的供貨,包括市場上提供的最新的鮮花和最佳的食用品。在極為大型的活動中,供應商同時受到來自各方的壓力。因為人們都愿意得到最佳品質的產品,而這一時期的營業額是要大大超過平時經營額。而這時則需要我們與供應商的良好關系發揮作用。

據說在1996年亞特蘭大奧運會時,人們在任何地區都買不到衛生紙。澳大利亞奧運會的成功舉辦主要是由于早期計劃周密(特別是菜單),使農民和其他供應商有足夠的時間來簽訂合同。不妨設想,有些花卉是要提前在活動項目舉行幾年前就開始栽培!所以即使在非常規季節也能使人們品嘗到貨源充足的一些非時令水果和蔬菜。

4、技術要求

參加過活動項目或會議的人都經歷過因技術緣故產生的問題。講演者把手稿用手提電腦顯示出來時,顯示屏卻開始抖動。當講演者講話時間過長時,屏幕保護自動開啟,導致演講中斷,而屏幕上只顯示文件名稱。雖然以上問題不是技術支持的原因,但有許多方式可避免這些問題。簽約的公司如果出現此類技術性問題是不可接受的。麥克風必須有備用支持,電源必須可靠,舞臺和視頻設備必須使觀眾一目了然。豐富的經驗是無可替代的,在挑選技術承接方時必須考慮這一特質。新的技術,特別是用來演示新產品的設備,必須反復調試,不斷演練。同時還必須安置后備支持系統。

5、娛樂

娛樂對于某些活動項目是主導性的,而對于其他活動則起著配角作用。其基本實質在于娛樂須適應活動項目的目的,而不應喧賓奪主。只有仔細審視了觀眾的需求時,才可能對娛樂的尺度問題作出決策。小丑吹氣球的表演對于眾人說來是一種為吸引孩子們的聚會設計的表演。然而同一構思(使用不同圖案)非常適用于客人在婚禮上對攝影師完成他們的拍攝工作的等待。

6、餐飲

除了缺少洗手間設備之外,沒有什么能比延遲的服務和低劣的食品更使與會者沮喪的了??腿艘苍S能容忍其他類型的延遲,但難以忍受幾小時的靜候,特別是毫無希望的等待。在許多活動項目中,食品的質量和選料聲譽十

分低劣,而價格又高得出奇,在制定初始計劃時,必須考慮這一問題。

目前在大多數的活動項目中幾米的距離間就能找到意大利濃咖啡出售車,這反映出觀眾需求的變化和活動項目經理對此變化的反應。

創新的活動項目計劃需要一些獨具特色的餐飲,而這些食品都要花費時間去制作和尋找。有時甚至要依賴于進口。時間就是金錢,食品的進口也是如此,因為兩者都會導致成本的提高。



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