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項目經理必備的時間管理法則

2020/5/23 22:07:28 |  132次閱讀 |  來源:網友轉載   【已有0條評論】發表評論

項目經理,尤其是做大型項目的項目經理,諸事繁多,總是會有很多事情等著他去處理、去解決、去協調,如何在“分身乏術”的環境下,管理和充分利用好自己的時間,是困擾項目經理的一大問題。

有時候,項目經理們會費解,為什么自己努力善用每分每秒,卻還是感覺永遠都有做不完的事情?為什么有的人能夠日理萬機,卻還是精力無限,自己卻日漸疲憊?如何擺脫犧牲生活窮忙的苦境?

答案是:管理不僅要管人、管事,還要學會管理時間!5個時間管理法則,教你擺脫窮忙,享受生活。

每天最多做三件事

請拿出你長長的待辦清單,圈出你認為最重要的13件事,然后給自己一天的時間,卯足全力先解決掉它們!你不需要因為還有很多事要做而焦慮,在做這些事情的時候也不要想著其他的事,只需要專注今天、當下最重要的問題。

傳統時間管理思維容易讓人陷入與時間賽跑的惡性循環,成為想在最短時間內做最多事的“急迫性偏執狂”,但如果把時間看成是一個罐子,重要的事看成大石頭,想要順利填滿整個罐子,你應該先放入大石頭,再依序填入小石頭、沙粒和水。

因此,試著把自己的待辦事項重新組合,依照重要程度分成高、中、低三種層次。

?最重要的事:今天解決,例如跟領導匯報項目進度;

?次要的事:本周完成,例如寫任務書;

?沒那么重要的事:有空再做吧,例如上網申請會員注冊。

建立“準備動工”的日常規律

每日開工時,有拖延習慣的人往往總是浪費美好的早晨。如果你是這樣的項目經理,請建立你專屬的觸發工具,用規律讓身體自然而然地進入工作狀態。舉例來說,當你播放古典樂進行曲時,強迫自己關掉正在瀏覽的社交網頁,啟動工作模式。

當然,如果你假日的生活規律跟工作時的生活規律差不多,開工時你就能更快進入狀態,例如用一杯咖啡,提醒自己思考今日最重要的事,喝完咖啡之后,你已經準備好付諸實踐?!按髱熂墶惫芾碚呤沁@樣干的!TwitterSquare聯合創始人杰克·多爾西(Jack Dorsey)這樣設定他的工作規律:星期一“管理公司”,星期二“產品”,星期三“行銷、溝通與成長”,星期四“研發與合作伙伴”,星期五“公司文化與招聘”。如此一來,即使臨時有事打擾,他也能立刻回神,專心處理今日要務。

以結果為導向衡量工作進度

許多人努力擠出更多的時間,塞進更多的事情,但回顧成果時,才發現實際進展有限,這是因為你只注意創造更多時間,卻忘了想辦法提高效能。請試著把大計劃拆解成眾多小項目吧,這樣能讓你的忙碌成果一目了然。

養成幫助你停下工作的習慣

培養工作規律有助于運用時間,停止工作也是如此。你應該為自己設定停工時間,以免無止盡地繼續瞎忙。例如,午餐前必須完成一件最重要的事,或者跟朋友約頓晚餐,強迫自己提高工作效率順利赴約。這些正向獎勵也會降低你的精神壓力,讓你抱著期待愉快工作。

記錄生活習慣,揪出時間小偷

如同記賬軟件可以呈現每月各項支出的比例,你也應該記下自己如何運用24小時,比如說買一個規劃本,將自己24小時如何利用記錄下來,這樣做了之后也許你會發現,真正用在工作的時間遠比你想像中的要少。甚至每天花極少的時間接收新信息,但你依然忙碌,因為逗留社群軟件的放松時間取代了你研究該如何提升工作效率的思考時間。

以上的5個時間管理法則,有沒有與你產生共鳴呢?如果有,請開始規劃,學習管理你的時間吧,之后你會發現,即便再忙,你也有能擁有屬于自己的時間和空間。


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